Архивная обработка документов в соответствии с Федеральным Законодательством

 С каждым годом документооборот предприятия растет, накапливается все больше и больше документов. Без четкой систематизации, организации и правильного хранения документов появляется риск утери важных данных, а восстановление, порой, является невозможным. Согласно действующему законодательству и нормативным актам установлен чёткий порядок создания, регистрации, хранения документов, а так же передачи документов в Федеральный архив.

  Архивная обработка документов представляет собой комплекс архивных мероприятий, направленных на упорядочение и систематизацию управленческих документов постоянного, временного и долговременного хранения, включая дела по личному составу (личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, приказы по личному составу) с составлением учетных документов (опись дел).

  К сожалению, не все руководители осознают необходимость архивной обработки документов либо понимают ее крайне неоднозначно. Между тем архивация документов является неотъемлемой частью всех бизнес-процессов организации. Когда дело доходит до решения вопросов, связанных с архивной обработкой документов, нередко возникают проблемы с тем, в какой последовательности приступить к реализации процедур, необходимых для архивации документов.

 Следует отметить, что архивация документов – процедура, закрепляемая на законодательном уровне. Согласно законам и нормативным актам РФ, документы хранятся в архиве организации независимо от формы ее собственности. Только грамотная архивная обработка документов способна обеспечить правильное хранение в собственных архивах организации и для последующей передачи в Государственный архив РФ.

  Среди таких документов, подлежащих непременной архивной обработке, штатные расписания, годовая бухгалтерская отчетность, документы по личному составу. Эти документы необходимы для составления справок социально-правового характера (стаж, пенсия, квалификация и др.).

  Важно помнить, что руководители организаций несут ответственность за несоблюдение сохранности документов и нарушение порядка архивной обработки. Именно архивация документов призвана решить целый ряд проблем, связанных с управлением архива.

Специалисты ЗапСибАрхив обладают полной квалификацией для ведения всего процесса и оказания услуг по архивной обработке документов. Эксперты ЗапСибАрхив помогут Вам в решении данной задачи.

  Как уже упоминалось ранее, все работы по обработке документов для последующего архивного хранения выполняются в соответствии с законодательством РФ.

В комплекс мероприятий по архивации документов входят:

• осмотр архива организации нашим специалистом и согласование с заказчиком необходимого объема работ;

• систематизация документов по срокам хранения;

• научно-техническая обработка документов по личному составу (срок хранения 75 лет);

• научно-техническая обработка документов по основной деятельности (срок хранения постоянно);

• экспертиза научной и практической ценности документов;

• комплексный архивный переплет документов;

• передача документов на государственное хранение;

• разработка и сопровождение номенклатуры дел ;

• выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

 Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
 У каждого документа имеется свой срок хранения, который устанавливается нормативными документами. Документы, сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению.

  Каждое дело проходит обязательную экспертизу ценности, по результату которой, составляется акт о выделении документов с истекшими сроками хранения на уничтожение.

После утверждения акта руководителем организации, документы конфиденциально уничтожаются на промышленном шредере.